Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

După autentificarea cu un cont având nivel de acces administrator organizație, se alege Management iar gestiunea rapoartelor organizației se face din zona Utilizatori.

Gestiunea utilizatorilor din cadrul organizației implică următoarele operații:

  1. Creare cont de acces utilizator;
  2. Pentru fiecare cont creat, se va crea contract de muncă;
  3. Pentru fiecare contract de muncă se vor aloca activități din proiect;
  4. Pentru fiecare activitate se va defini rol (utilizator sau coordonator - rolurile implicite) și se vor adăuga responsabilități.

 

Creare cont de acces utilizator

Creare conturilor de acces ale utilizatorilor platformei se poate face în mai multe moduri:

A. creare utilizatori rând pe rând (opțiunea  din zona Utilizatori), caz în care trebuie introduse datele în cadrul unui formular precum cel de mai jos (Observație: Utilizând această opțiune se creează doar conturile de acces, urmând apoi să se creeze contractele de muncă aferente, apoi să se aloce activități contractului de muncă iar fiecărei activități să i se atribuie un rol și un set de responsabilități): 

 

După completarea corectă a formularului se acționează butonul Salvare. Se afișează utilizatorii creați (se observă mențiunea Administrator în dreptul utilizatorilor pentru care s-a bifat în formular opțiunea Administrator organizație). În continuare, se deschide zona de Gestiune utilizatori din organizație () și se poate adăuga un alt utilizator prin intermediul aceluiași formular () sau se pot încărca utilizatorii din Excel ( - operație descrisă mai jos). Datele utilizatorilor se pot actualiza prin acționarea butonului  iar un utilizator se poate șterge prin acționarea butonului .


B. adăugare utilizatori în masă din cadrul unui fișier Excel (opțiunea  din zona Utilizatori), caz în care trebuie descărcat un șablon Excel () care, după completare, se va încărca () în cadrul aplicației (Observație: Utilizând această opțiune se creează atât conturile de acces cât și contractele de muncă aferente, urmând apoi să se aloce activități contractului de muncă iar fiecărei activități să i se atribuie un rol și un set de responsabilități):

Creare contract de muncă

Pentru fiecare cont creat, se va crea contractul de muncă asociat. Dacă contul de acces nu a fost creat prin încărcarea datelor din șablonul Excel, atunci este necesară definirea unui contract de muncă. Dacă contul a fost creat prin încărcarea datelor din șablonul Excel, definirea contractului nu este necesară deoarece s-a făcut în Excel iar contract a fost creat și asociat contului în momentul încărcării datelor din Excel.

Pentru adăugarea/modificarea unui contract de muncă se alege Management și apoi Gestiune utilizatori din organizație din zona Utilizatori.

Apoi, se acționează butonul din dreptul utilizatorului în cauză.

Se deschide fereastra care afișează contractele de muncă asociate contului respectiv. Dacă dorim să adăugăm un contract de muncă nou, se alege Adaugă Contract de muncă nou iar dacă dorim să modificăm un contract existent se alege Gestionare contract. Întâi, se adaugă un contract de muncă nou după care se alege gestionarea acestuia pentru alocarea de activități, roluri pe activități și responsabilități aferente.

Adăugarea unui contract de muncă nou presupune completarea datelor conform formularului de mai jos.

După completarea formularului se acționează Salvare. În continuare, se alege  și se afișează informații despre contractul respectiv. 

Din fereastra de gestionare a contractului se permit următoarele operații:

  1. adăugarea act adițional la contractul existent () - se poate adăuga un act adițional pentru contractul respectiv - datele contractului sunt pre-completate și se vor modifica doar datele care se schimbă conform actului adițional:
  2. se pot modifica datele contractului dacă s-a greșit ceva ();
  3. se poate șterge contractul de muncă ();
  4. se permite adăugarea de activități, definirea de roluri și alocarea de responsabilități. Pentru acest lucru se alege opțiunea.

Alocare activități din proiect, definire rol și adăugare responsabilități

După alegerea opțiunii  trebuie alese activitățile care trebuie alocate contractului de muncă respectiv, trebuie definit rolul utilizatorului pentru fiecare activitate și trebuie definite responsabilitățile pentru fiecare activitate.

Pentru fiecare contract de muncă se vor aloca activități din proiect. Pentru acest lucru, după alegerea opțiunii , se vor bifa activitățile dorite, activități în care este impicat utilizatorul cu contractul de muncă în cauză.

Apoi, pentru fiecare activitate se va defini rol (utilizator sau coordonator - rolurile implicite). Pentru acest lucru se alege rolul pentru fiecare activitate în parte (în acest caz sunt doar rolurile implicite, adică rolul de utilizator simplu sau rolul de coordonator care îi permite utilizatorului să adauge ședințe și să vadă toate acțiunile raportate/pontate pe activitatea respectivă de ceilalți utilizatori ai organizației).

Apoi, se vor adăuga responsabilități pentru fiecare activitate în parte. Pentru acest lucru se dă clic pe zona de Responsabilități pentru Ax () de sub fiecare activitate. Se poate tasta responsabilitatea sau se poate selecta responsabilitatea din listă dacă aceasta a mai fost adăugată anterior pentru alt utilizator implicat în aceiași activitate.

Alocarea de activități, roluri și responsabilități se poate copia de la un utilizator la altul. Pentru acest lucru se folosește zona de Copiază activități / roluri / responsabilități după contractul.

De exemplu, avem de alocat aceiași activitate și aceleași responsabilități pentru un nr. de 30 de formatori. Este suficient să definim aceste activități, roluri și responsabilități pentru un singur formator apoi mergem la ceilalți formatori pe rând și realizăm copierea activităților, a rolurilor și a responsabilităților de la primul formator.

 

 

 

  • No labels